El libro más importante de la obra no se lee: se rellena
En cualquier obra con varias empresas trabajando hay un documento que dice quién ha contratado a quién, para hacer qué y bajo qué responsabilidad. Es el Libro de Subcontratación, y curiosamente mucha gente solo se acuerda de él cuando aparece una inspección.
El Libro de Subcontratación es el registro obligatorio en el que cada contratista anota, por orden cronológico y antes de que empiecen los trabajos, todas las empresas subcontratistas y trabajadores autónomos que intervienen en su parte de la obra. Lo exige el artículo 8 de la Ley 32/2006, reguladora de la subcontratación en el sector de la construcción, y lo desarrolla el Real Decreto 1109/2007.
No basta con comprarlo y guardarlo en la oficina. Tiene que estar habilitado por la autoridad laboral, actualizado y físicamente en la obra. En este artículo explicamos qué es, cómo se gestiona paso a paso y qué errores conviene no cometer nunca.
Qué es el Libro de Subcontratación y qué no es
Cada contratista de la obra debe tener su propio libro. Si en una misma obra hay tres contratistas que subcontratan, habrá tres libros, uno por contratista. En la Comunidad de Madrid, también deben solicitarlo las promotoras que contratan directamente a trabajadores autónomos para ejecutar la obra o trabajos concretos.
La confusión más habitual en obra es mezclarlo con otros documentos que también se piden en una inspección. En esta tabla resumimos las diferencias:
| Documento | Para qué sirve | Quién lo gestiona | ¿Lo sustituye? |
|---|---|---|---|
| Libro de Subcontratación | Registrar la cadena de subcontratación de cada contratista en una obra concreta | Cada contratista | Es el propio libro |
| Libro de Incidencias | Seguimiento del Plan de Seguridad y Salud y anotaciones del coordinador | Coordinación de seguridad y salud | No |
| Control de acceso | Saber quién entra y sale de la obra cada día | Contratista o jefe de obra | No |
| Inscripción en el REA | Acreditar que una empresa puede trabajar en construcción en toda España | Cada empresa, una sola vez | No |
Ambos libros están conectados: en el Libro de Subcontratación se anota la referencia de las hojas del Libro de Incidencias donde el coordinador haya dejado instrucciones sobre la coordinación. Pero uno no sustituye al otro.
Estar inscrito en el REA no equivale a tener el libro habilitado. El Registro de Empresas Acreditadas acredita a la empresa y vale para todo el territorio nacional. El Libro de Subcontratación se habilita obra por obra, ante la autoridad laboral de la comunidad autónoma donde se ejecuta.
A continuación explicamos cómo se gestiona.
Cómo se gestiona el Libro de Subcontratación paso a paso
La gestión correcta tiene cinco momentos: conseguirlo, habilitarlo, anotar cada subcontratación antes de que empiece, tenerlo en la obra y conservarlo al terminar. Saltarse cualquiera de ellos deja el libro sin valor.
Conseguir el libro
Se compra en librerías o papelerías técnicas, en establecimientos especializados en construcción y prevención de riesgos laborales o en proveedores online. Debe ajustarse al modelo oficial del Anexo III del Real Decreto 1109/2007.
Comprarlo no lo convierte en válido. Antes de habilitarlo, el contratista debe rellenar los datos identificativos de la obra y firmar y sellar todas sus hojas.
Habilitarlo antes de subcontratar
Antes de subcontratar cualquier parte de la obra, cada contratista debe solicitar la habilitación ante la autoridad laboral de la comunidad autónoma donde se ejecuta. En Madrid, el trámite lo gestiona la Dirección General de Trabajo:
| Requisito en la Comunidad de Madrid | Detalle |
|---|---|
| Tasa | No tiene tasa |
| Requisito previo | Haber comunicado la apertura del centro de trabajo de la obra |
| Datos que se piden | Contratista, promotor, dirección facultativa, coordinación de seguridad y salud, domicilio de la obra, referencia de la comunicación de apertura y número de inscripción en el REA |
| Presentación | Sede electrónica con firma electrónica (las empresas están obligadas a la vía electrónica) |
| Plazo orientativo | 15 días hábiles para recibir la primera página diligenciada |
| Si falta algo | 10 días hábiles para subsanar |
Anotar cada subcontratación antes de que empiece
Cada subcontratación se registra por orden cronológico y antes del inicio de sus trabajos, nunca después. El modelo oficial pide, entre otros datos:
- Número de orden de la anotación
- Empresa subcontratista o trabajador autónomo y su NIF
- Nivel de subcontratación y número de orden de la empresa que le contrata
- Fecha de comienzo de los trabajos
- Objeto del contrato, es decir, el trabajo que realizará
- Responsable de la dirección de los trabajos y representantes de los trabajadores
- Fecha de entrega de la parte del Plan de Seguridad y Salud que le afecta
- Referencia de las instrucciones del coordinador en el Libro de Incidencias
- Firma del subcontratista o autónomo
- Aprobación de la dirección facultativa, cuando proceda
Todas las hojas cumplimentadas deben quedar firmadas y selladas por el contratista. El subcontratista, por su parte, está obligado a facilitar los datos que permitan llevar el libro en orden y al día.
El libro vive en la obra
No en la gestoría, ni en la oficina central, ni en el maletero del jefe de obra. La ley exige que el Libro de Subcontratación permanezca en todo momento en la obra, actualizado y disponible para:
- Promotor, dirección facultativa y coordinación de seguridad y salud
- Empresas y trabajadores autónomos que intervienen en la obra
- Técnicos de prevención, delegados de prevención y representantes de los trabajadores
- Autoridad laboral
Al terminar, no se tira
El contratista debe conservar el Libro de Subcontratación durante cinco años desde que termina su participación en la obra. En las obras sujetas a la Ley de Ordenación de la Edificación, además, entrega al director de obra una copia para incorporarla al Libro del Edificio.
Si las hojas se agotan o el libro se pierde, se solicita la habilitación de un segundo libro para la misma obra, aportando copia de la última hoja completa o una declaración de pérdida firmada y sellada.
Niveles de subcontratación: hasta dónde puede llegar la cadena
El libro existe, sobre todo, para controlar la longitud de la cadena. Con carácter general, la Ley 32/2006 permite tres niveles de subcontratación por debajo del contratista, y el tercer subcontratista ya no puede volver a subcontratar.
| Quién | Puede subcontratar | Base legal (Ley 32/2006) |
|---|---|---|
| Promotor | Contrata con los contratistas que estime oportuno | Art. 5.2.a |
| Contratista | Sí, con subcontratistas o autónomos | Art. 5.2.b |
| Primer subcontratista | Sí | Art. 5.2.c |
| Segundo subcontratista | Sí | Art. 5.2.c |
| Tercer subcontratista | No | Art. 5.2.d |
| Trabajador autónomo | No | Art. 5.2.e |
| Subcontratista que solo aporta mano de obra | No | Art. 5.2.f |
Una subcontrata solo aporta mano de obra cuando no usa más equipos propios que herramientas manuales, incluidas las motorizadas portátiles.
Excepcionalmente, la dirección facultativa puede autorizar un nivel adicional por especialización, complicaciones técnicas o fuerza mayor, anotándolo en el libro y comunicándolo a la autoridad laboral en cinco días hábiles.
Errores que nunca deberían ocurrir con el Libro de Subcontratación
Hay tres fallos que vemos repetirse en obra y que son fáciles de evitar:
1. Confundir estar inscrito en el REA con tener el libro habilitado.
2. Rellenarlo días después de que haya empezado el subcontratista.
3. Perder de vista los niveles de subcontratación.
No tener el libro en la obra es una infracción leve; no llevarlo al día o superar los niveles sin autorización, grave. Y si se incumple el régimen de subcontratación, contratista y subcontratista responden solidariamente de las obligaciones laborales y de Seguridad Social.
Lo que aprendimos en la visita del Papa
Durante los trabajos relacionados con la visita del Papa a Madrid tuvimos que estar muy encima del libro: muchas subcontratas, un servicio de prevención externo y mucha concurrencia de empresas en poco espacio y con plazos muy ajustados.
Cuando una obra se acelera, la documentación no puede improvisarse: cuanta más presión hay, más importante es tenerla preparada.
El Libro de Subcontratación no es burocracia: es el mapa de quién ha contratado a quién, para hacer qué y bajo qué responsabilidad.
En SIMFER lo integramos en la gestión de cada obra desde el primer día, tanto en construcción de edificios en Madrid como en rehabilitación de edificios y obras de mantenimiento.
Si está preparando una obra y quiere que nos ocupemos de la ejecución y de toda su documentación, pídanos presupuesto sin compromiso.
Preguntas frecuentes sobre el Libro de Subcontratación
¿Quién está obligado a tener el Libro de Subcontratación?
Está obligado cada contratista que subcontrate parte de una obra de construcción con empresas o trabajadores autónomos. En la Comunidad de Madrid, también deben habilitarlo las promotoras que contratan directamente a autónomos para ejecutar la obra o trabajos concretos.
¿Dónde se habilita el Libro de Subcontratación en Madrid y cuánto cuesta?
En Madrid se solicita a la Dirección General de Trabajo de la Comunidad de Madrid a través de su sede electrónica. El trámite no tiene tasa y el plazo orientativo para recibir la primera página diligenciada es de 15 días hábiles.
¿Cuánto tiempo hay que conservar el Libro de Subcontratación?
El libro debe permanecer en la obra hasta que el contratista termina su encargo y, después, conservarse durante cinco años desde el fin de su participación en la obra.
¿Qué se hace si se acaban las hojas o se pierde el libro?
Se solicita la habilitación de un segundo libro para la misma obra. Hay que aportar copia de la última hoja completa del libro anterior o, si se ha perdido o deteriorado, una declaración firmada y sellada por el contratista.